Gerne unterstützen wir Sie bei der Wahl des richtigen Finanzbuchhaltungsprogramms. Per Fernbetreuung können wir Sie bei der richtigen Verbuchung der Geschäftsvorfälle unterstützen.

Darf ein Unternehmen, das Belege einscannt und elektronisch weiterverarbeitet, die Papieroriginale vernichten? Ja, prinzipiell ist das möglich - man spricht dabei von Ersetzendem Scannen. Dabei kann das Papier dann entsorgt werden, wenn sowohl der Scan-Prozess als auch die Aufbewahrung der digitalisierten Belege Manipulationen ausschließen. Die Voraussetzung dafür ist eine saubere Dokumentation der Arbeits- und Scan-Prozesse im Betrieb. Die Bundessteuerberaterkammer hat hier in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine Muster-Verfahrensdokumentation erarbeitet. Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Jeder Unternehmer ist verpflichtet, seine Belege und Buchungen nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung aufzubewahren.

Das maßgebliche BMF-Schreiben hierzu sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die aktuelle Fassung stammt vom 28.11.2019 und wurde durch Schreiben vom 11.03.2024 sowie vom 14.07.2025 (insbesondere bzgl. E-Rechnung) aktualisiert. Diese Regelungen konkretisieren die Anforderungen an die digitale Buchhaltung, die Belegaufbewahrung und die Verfahrensdokumentation.

(Nähere Informationen finden Sie hier im aktuellen BMF-Schreiben vom 14.07.2025.)

Eine Verletzung dieser Grundsätze eröffnet der Finanzverwaltung die Möglichkeit, den Gewinn durch Hinzuschätzungen zu erhöhen sowie Bußgelder oder Verzögerungsgelder festzusetzen.